Walking Meetings: Wann Bewegung die Konzentration unterstützt

Von der EuroSuc-Redaktion | Stand: 10. September 2026

Walking Meetings können kurze, wenig formelle Gespräche mit Bewegung verbinden. Besonders geeignet sind Ideensammlungen, einfache Statusabgleiche und Zweiergespräche ohne vertrauliche Unterlagen. Sobald Bildschirme, sensible Informationen, ausführliche Notizen oder besondere Anforderungen an die Barrierefreiheit wichtig werden, ist ein Besprechungsraum meist die bessere Wahl.

Auf einen Blick

• Thema und Ziel müssen sich ohne Bildschirm oder umfangreiche Unterlagen bearbeiten lassen.
• Route, Dauer, Tempo und Teilnahmeform werden vorab gemeinsam vereinbart.
• Vertrauliche Gespräche gehören nicht auf öffentlich zugängliche Wege.
• Niemand sollte aus gesundheitlichen oder persönlichen Gründen zum Mitgehen gedrängt werden.
• Eine gleichwertige Alternative muss ohne Rechtfertigungsdruck verfügbar sein.

Für welche Gespräche sich ein Walking Meeting eignet

Ein Walking Meeting ist kein Ersatz für jede Besprechung. Es funktioniert am besten, wenn wenige Personen ein klar begrenztes Thema besprechen und dabei weder Präsentationen noch umfangreiche Dokumente benötigen. Eine Dauer von etwa 15 bis 30 Minuten ist für einen ersten Versuch meist praktikabler als ein langer Termin.

Geeignete Formate sind beispielsweise:

• eine offene Ideensammlung zu einem überschaubaren Thema,
• ein kurzer Statusabgleich zwischen zwei oder drei Personen,
• die Vorbereitung einer Entscheidung, die später dokumentiert wird,
• ein informelles Kennenlerngespräch ohne Personalbewertung,
• eine Nachbesprechung, bei der nur wenige Punkte geklärt werden müssen.

Bewegung kann manchen Menschen helfen, gedanklich Abstand vom Bildschirm zu gewinnen oder freier zu sprechen. Daraus folgt jedoch keine allgemeine Produktivitätsgarantie. Andere Personen konzentrieren sich im Sitzen besser, benötigen Notizen oder empfinden gleichzeitiges Gehen und Zuhören als zusätzliche Belastung.

Für die Auswahl zählt deshalb nicht die Frage, ob Walking Meetings grundsätzlich gut sind. Entscheidend ist, ob das konkrete Gespräch im Gehen einfacher, gleichwertig und für alle Beteiligten zugänglich bleibt.

Wann ein Besprechungsraum die bessere Wahl ist

Ungeeignet sind Situationen, in denen Diskretion, genaue Dokumentation oder konzentrierte Bildschirmarbeit erforderlich sind. Gespräche über Leistung, Konflikte, Gesundheit, Gehalt oder persönliche Lebensumstände sollten nicht auf Wegen stattfinden, auf denen andere Menschen mithören können.

Auch bei komplexen Aufgaben bringt das Gehen häufig mehr Reibung als Nutzen. Dazu zählen:

• Präsentationen, Tabellenanalysen und gemeinsame Bildschirmarbeit,
• Vertragsprüfungen oder Gespräche mit rechtlicher Bedeutung,
• Personal-, Feedback- und Konfliktgespräche mit sensiblen Inhalten,
• Termine, bei denen ausführliche Protokolle oder Skizzen entstehen sollen,
• größere Gruppen, in denen nicht alle gut hören oder zu Wort kommen,
• Besprechungen bei Hitze, Glätte, starkem Regen oder schlechter Luftqualität.

Ein Smartphone macht eine öffentliche Route nicht automatisch zu einem geschützten Arbeitsplatz. Namen, Kundendaten, Geschäftszahlen und interne Vorhaben können auch dann nach außen dringen, wenn die Beteiligten leise sprechen. Beim Datenschutz zählt daher nicht nur das verwendete Gerät, sondern ebenso die Umgebung.

Route, Dauer und Ergebnis gemeinsam organisieren

Vor der Einladung sollte die organisierende Person prüfen, ob das Ziel des Termins in einem Satz beschrieben werden kann. Ebenso wichtig ist eine kurze Rückfrage, ob alle Beteiligten mit dem Format einverstanden sind. Eine Kalendereinladung mit der bloßen Bezeichnung „Walking Meeting“ reicht dafür nicht aus.

Eine brauchbare Einladung nennt:

• Thema und erwartetes Ergebnis,
• geplante Dauer und ungefähre Strecke,
• Start- und Endpunkt,
• Beschaffenheit und Zugänglichkeit des Weges,
• Wetteralternative,
• gleichwertige Teilnahme per Sitzbesprechung, Telefon oder Video.

Die Route sollte ruhig, sicher und möglichst unterbrechungsarm sein. Viel Verkehr, Baustellen, steile Wege oder laute Straßen erschweren das Gespräch. Ein Rundweg mit bekanntem Zeitbedarf verhindert, dass der Termin wegen der Entfernung länger dauert als geplant.

Notizen und Entscheidungen nicht dem Gedächtnis überlassen

Eine Person kann vereinbaren, unmittelbar nach dem Termin die wichtigsten Punkte festzuhalten. Bei einfachen Gesprächen reichen oft drei Angaben: getroffene Entscheidung, verantwortliche Person und nächster Termin. Müssen während des Gesprächs viele Details dokumentiert werden, spricht das gegen das Gehformat.

Für hybride Termine sollte vorab geklärt werden, ob zugeschaltete Personen alle Stimmen zuverlässig hören. Windgeräusche, wechselnde Abstände und instabile Verbindungen können sie faktisch vom Gespräch ausschließen. In diesem Fall ist ein ruhiger Innenraum die fairere Lösung.

Barrierefreiheit beginnt vor der Einladung

Walking Meetings dürfen nicht voraussetzen, dass alle Menschen dieselbe Strecke, Geschwindigkeit oder Umgebung bewältigen können. Schmerzen, chronische Erkrankungen, Schwangerschaft, Schwindel, Seh- oder Hörbeeinträchtigungen sowie unterschiedliche Mobilitätsformen können die Teilnahme beeinflussen. Auch vorübergehende Einschränkungen sind zu berücksichtigen.

Eine Alternative ist nur dann gleichwertig, wenn sie weder Nachteile noch zusätzlichen Rechtfertigungsdruck erzeugt. Beschäftigte sollten nicht offenlegen müssen, warum sie lieber sitzen, eine kürzere Strecke wählen oder digital teilnehmen möchten. Die Entscheidung gegen das Gehen darf nicht als mangelnde Teamorientierung bewertet werden.

Mögliche Anpassungen sind:

• ein vollständig stufenloser, breiter und befestigter Weg,
• eine kürzere Route mit Sitzmöglichkeiten,
• ein gemeinsamer Start im Sitzen und ein freiwilliger Gehteil,
• ein Gespräch im Innenraum mit anschließender freiwilliger Pause im Freien,
• eine telefonische Teilnahme von einem selbst gewählten ruhigen Ort.

Wer bei Bewegung Schmerzen, Atemnot, ausgeprägten Schwindel oder andere Beschwerden bemerkt, sollte das Treffen beenden und die Situation gesundheitlich abklären lassen. Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle medizinische Beratung.

So kann ein Team das Format vier Wochen testen

Ein begrenzter Pilotversuch hilft, Erwartungen und tatsächlichen Nutzen auseinanderzuhalten. Das Team kann für vier Wochen nur kurze, nicht vertrauliche Zweier- oder Dreiertermine als freiwillige Walking Meetings anbieten. Klassische Besprechungsformen bleiben parallel verfügbar.

Nach jedem Termin genügen drei kurze Fragen: War das Gesprächsziel erreichbar? Konnten alle gleichwertig teilnehmen? Wäre Sitzen, Video oder Telefon für dieses Thema besser gewesen? Dabei sollte nicht die Zahl der gelaufenen Schritte zum Leistungsmaß werden.

Am Ende des Versuchs kann das Team einfache Regeln festhalten. Sinnvoll sind etwa eine Höchstdauer, ausgeschlossene Gesprächsarten, Anforderungen an den Datenschutz und eine feste Alternativoption. Bleiben Beteiligte regelmäßig außen vor oder leidet die Dokumentation, sollte das Format angepasst oder für diese Termine beendet werden.

Die praktische Leitfrage lautet: Unterstützt das Gehen dieses konkrete Gespräch, ohne Vertraulichkeit, Konzentration oder Teilhabe zu verschlechtern? Nur wenn alle drei Bedingungen erfüllt sind, passt das Walking Meeting in den Arbeitsalltag.

Quelle: Editorial research